Ненужное совещание

Три ключевых вопроса любого совещания: нужно ли оно вообще, кого следует пригласить и к какому результату надо стремиться.

	Игорь ВАГИН, директор Международного тренингового центра Игоря Вагина

КОГДА ПРОВОДИТЬ. В первую очередь подумайте, действительно ли совещание необходимо? Хороший руководитель вполне способен принимать самые важные решения сам, либо вдвоем-втроем, с кем-нибудь еще из руководства. Всерьез же задумываться о совещании стоит лишь в следующих ситуациях:
• надо довести до сведения сотрудников важные изменения в общей политике и стратегии компании (отдела);
• необходимо огласить план работы, в которой задействованы все члены коллектива;
• у руководителя не хватает опыта или профессионализма для решения проблемы или разработки стратегии;
• требуется обмен информацией, обратная связь, получение отчетов от каждого;
• надо, чтобы команда приняла участие в принятии решения или обсуждении проблемы;
• задача нуждается в рассмотрении с разных точек зрения.
КОГО ПРИГЛАШАТЬ. Совещание пройдет максимально эффективно, если заранее продумать, кого на него звать надо, а кого нет. Лучше приглашать только тех подчиненных, которые:
• принимают ключевые решения по темам, затрагиваемым на совещании;
• могут быть полезны в решении вопросов, которые будут обсуждаться во время совещания;
• по роду своей деятельности должны познакомиться с информацией, которую вы предоставите во время совещания;
• будут исполнять принятые решения.
КАК ЗАКОНЧИТЬ. Если разговор оказался результативным, завершить совещание можно следующим образом:
• принимается решение (путем голосования, консенсуса, напрямую лидером и т.п.);
• подчиненных мотивируют на его выполнение;
• назначаются ответственные;
• определяется, как будет проходить контроль.
Непосредственно после совещания важно сосредоточиться на контроле исполнения решений и подготовке к следующим совещаниям, а также на рассылке документов, протоколов и решений.

Рис. Пётр БЮНАУ